La distribución que realiza un servicio de farmacia al interior de la institución hospitalaria puede ser por piso (stock), por pedido / paciente (para un día de tratamiento o más) o por dosis unitaria. En un sistema de distribución de medicamentos por dosis unitaria, la dispensación de la dosis de medicamentos necesaria para cada paciente, previamente preparadas para cubrir un período de tiempo de 24 horas, ocurre a partir de la interpretación de la orden médica por parte del farmacéutico. La mayoría de las veces, el mal funcionamiento de un sistema determinado no se debe a la fallo de alguno de sus elementos en particular, sino a la ausencia de un elemento integrador de ellos que permita un funcionamiento cíclico y dinámico para que no se entorpezca el objetivo que se persigue condicho sistema.
Pues bien, un sistema como es el de suministros y específicamente el subsistema de distribución puede estar funcionando mal, debido a la falta un elemento fundamental como es la normalización de los procesos que en él se llevan a cabo, la forma tan desarticulada como funciona actualmente el sistema de distribución interna en muchos hospitales, impide que los procedimientos y el resultado final no sean los mejores paro la institución, conllevando a ésta a obtener pérdidas por manejos inadecuados (flujo de información inadecuada, falta de normalización, desconocimiento de parámetros, personal insuficiente, horarios de distribución de almacén y farmacia restringidos). Todos estos aspectos llevan a plantear una solución con la cual se mejore sustancialmente la distribución interna de medicamentos en una unidad de salud.
Finalmente y con el objetivo de hacer más ágiles los procesos de pedido y de devolución de insumos, lo ideal es que el kárdex esté automatizado.
El medicamento correcto para el paciente que le corresponda en el tiempo correcto. Esta frase en una y otra forma ha venido a representar una de las principales responsabilidades del profesional de una farmacia institucional: la distribución de los medicamentos. Aunque el concepto es simple, un sistema de distribución de medicamentos eficiente requiere considerable planteamiento, organización y recursos. A medida que las instituciones crecen y se diversifican, la distribución de medicamentos se torna logísticamente más compleja. Para poner en funcionamiento y perfeccionar un sistema de distribución de medicamentos previamente se deben hacer ciertas consideraciones tanto profesionales como administrativas. Las consideraciones profesionales no sólo son de orden logístico sino que también tienen implicaciones que atañen a los objetivos de los servicios farmacéuticos y a la calidad de los cuidados que se brindan al paciente con la participación de los tres principales componentes del equipo de salud: el farmacéutico, el médico y la enfermera. Por lo tanto, las discusiones sobre este tema deben incluir las consideraciones y problemas profesionales de la farmacia, la medicina y la enfermería, ya que estas disciplinas están involucradas en la distribución de medicamentos en los hospitales y en otras instituciones relacionadas con el cuidado de la salud. Las consideraciones administrativas de la distribución de medicamentos abarcan la interpretación del sistema y de las distintas funciones del departamento de farmacia. Un objetivo primario de los practicantes de la farmacia institucional es la distribución y administración inocua de los medicamentos. Cuando más eficazmente cumpla con este objetivo el sistema de distribución de medicamentos, mayor es la oportunidad que se le presenta a la farmacia de expandir sus servicios profesionales más allá del área de distribución.
Los sistemas de distribución de medicamentos comprenden el curso que sigue el medicamento desde que entra en la farmacia hasta que se le administra al paciente. Por lo tanto, cualquier sistema debe dar las pautas sobre cómo se maneja el medicamento dentro de la farmacia, cómo se distribuye a todas las áreas del hospital donde están los pacientes (no solamente las unidades de enfermería) y cómo se administra al paciente. Un sistema de distribución también debe proporcionar un programa de inocuidad y de control de calidad para salvaguardar la distribución y el control de los medicamentos en todas las áreas dentro de la institución.
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